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谈如何做好城建档案利用服务工作


来源:中山市城市建设档案馆     发布日期:2014-07-24    作者:吴小环

    摘要:档案利用是档案工作的重要组成部分,也是整个档案工作的目的,本文分析了档案利用服务工作的重要性,从思想上、业务技术上提出了如何做好档案利用服务工作。

    关键词: 城建档案   利用工作   服务

 

    城建档案作为一种十分重要的信息资源,在城市的规划、建设和管理中发挥着无可替代的服务保障作用。近年来,随着城市化进程的加快,城建档案越来越受到人们的重视,查阅利用的单位和个人也越来越多,利用范围也在扩大,涉及的层面也逐渐复杂,要求也在提高。然而,伴随着数字化、网络化进程加快,档案的利用服务工作正面临着前所未有的挑战,档案利用服务工作如何适应新的环境变化,如何提高档案利用的效果,最大限度的提供真实、可靠、完整的档案利用服务信息,成为摆在我们城建档案工作者面前的崭新课题。

    一、城建档案利用服务工作的重要性

    1、利用服务工作是城建档案业务工作的出发点和归宿

    “利用档案”和“提供档案利用”是城建档案利用工作的两个方面,是指利用者和档案馆及工作人员而言,二者紧密相联,相辅相成。档案利用工作是利用档案的必要条件,利用档案发挥作用,是利用工作的直接目的。保存城建档案和开发城建档案信息资源的目的只有一个,就是为社会提供利用服务,充分发挥城建档案的潜在价值。这既是整个城建档案业务工作的出发点,也是城建档案工作的落脚点。

    2、利用服务工作直接关系城建档案工作的整体发展

    城建档案是城市建设发展历史的真实记录,是建设、维护、管理城市的重要依据,城建档案具有记载凭证、科学参考借鉴作用。保存城建档案就是为了发挥其潜在价值,更好地为社会民生、城市规划建设服务。城建档案工作的基本点,就是一切为了有利于利用。利用工作是最好的宣传工作,代表着城建档案工作的成果。利用服务作为城建档案联系社会的一个重要窗口,工作做得如何,也是衡量城建档案馆业务工作开展的程度和整体工作好坏的主要标志。

    3、利用服务工作对城建档案整体工作有检验带动作用

    利用服务工作如何,可以直接检验出城建档案整体工作的优劣,既可以从中看出档案收集、整理、编目、鉴定、保管、编研开发和现代化管理各环节工作的好坏;也能检验出工作人员的业务水平和服务理念、服务态度。重视档案利用服务工作,及时听取各方面的反馈意见,对各项业务工作的开展和改进,必将起到极大的带动作用,从而推动城建档案工作整体水平的提高。

    二、做好城建档案利用服务工作必须要有充分准备

    1、树立正确的服务意识

    档案工作人员端正服务方向,是搞好利用服务工作的前提。在现代历史条件下,档案利用服务工作应紧紧围绕社会主义现代化建设,为我国政治、经济、军事、科研、文化、以及党和国家的其他各项事业提供全面的服务。在这一总的原则指导下,努力做好档案信息资源的整合开发和各项基础业务工作。端正服务意识还必须树立坚定的服务思想和培养良好的服务态度,做到有高度的事业心和责任感,有默默无闻、吃苦耐劳、精益求精、无悔奉献的精神,能热情耐心主动地为利用者服务,并不断提高服务质量和水平。

    2、熟悉业务和馆藏

    熟悉业务和馆藏是档案利用工作者应具备的基本素质。只有业务熟练,对馆藏内容、全宗的形式、全宗与全宗之间的相互联系及存放库架位置了如指掌,才能为查阅者提供便利快捷的服务,从而减少查阅调卷的盲目性,增强工作的主动和有效性。

    3、及时把握社会需求

    把握社会对利用档案的需求是做好利用服务工作的关键,要通过多种形式做好社会调查和查阅者的信息反馈工作。因为只有“知己知彼”,才能有的放矢,变被动为主动,从而把握利用工作的规律,自觉主动地做好这一工作。

    4、正确处理利用与保密、保护知识产权的关系

    保密和保护知识产权与利用服务工作是辩证的统一,总体是一致的。保密和保护知识产权的目的,最终是为了更好地发挥档案的价值,为社会所利用。应注意处理好以下几个问题:一是要正确处理保密和提供利用的关系;二是要实现内部借阅和对外查阅两种选择;三是要建立催还制度,加速档案周转。做到既保护档案所有者的权利,又适时充分发挥档案应该发挥的作用。

    三、做好城建档案利用服务工作必须要采取多种途径和方式

    1、树立良好形象

    档案服务工作人员“口要勤”,凡来申请查阅档案的都是我们的服务对象,都要热情接待,用好礼貌用语,实行微笑服务。

    2、严格按照规章制度提供档案利用服务

    提供档案利用服务,其主要的场所是在馆内的阅档室,这是档案工作为社会提供利用服务的主要窗口,也是外界与档案馆联系工作的重要桥梁。按照档案利用服务要求,单位查阅档案需持单位介绍信并加盖单位公章;个人查阅档案需凭身份证、房产证、土地证;律师自行调查取证的,需凭律师执业证书、律师事务所介绍信或调查函、当事人委托证明查阅与承办法律事务有关的档案内容等。办理查阅登记手续,提供原件利用服务,只是对内部人员才可以借阅;对外单位、群众一般都是提供复印件并加盖有效公章或出证明的形式。在查档工作中严格遵守查阅制度,严格执行要求,对出示的证明一定要认真核实,避免出任何差错,同时也力求让每个到馆的查阅者能够满意。

    3、利用数字化档案提供快捷利用服务

    人们到城建档案馆查阅档案时,需要工作人员到库房里把那份纸质档案查找出来并送到查阅者的手上,这种传统的档案查阅方式,不但效率低,而且不利档案的保护,因为纸质档案的反复翻阅容易造成损坏。城建档案数字化后,一切都变得简单、快捷了,查阅者只需要告诉工作人员查阅内容的关键词,工作人员很快就可以把相关的电子档案查找出来,查阅者直接在电脑上查阅便是了。这不但大大提高了档案的利用效率,同时也为查阅者节省了很多宝贵时间。

    4、利用网络提供更完善的利用服务

    随着信息科学技术的飞速发展,网络技术的普遍运用,提供更加方便、快捷、全面、高效和更高层次的服务变成现实。因而,档案馆必须顺应形势,多 方搭建网络查询快速服务平台。利用网络为查询者所提出的问题解答,或因势利导使查访者获得所需资料的线索。

    作为城建档案工作者,我们必须要紧跟形势、与时俱进,不断增强档案工作的责任感和使命感,自觉树立服务意识,培养良好的服务态度,努力提高服务质量与水平,提高城建档案的利用率,充分发挥城建档案在城市规划、建设及管理工作中的作用,推动城建档案事业不断向前迈进。