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城建声像档案信息化之实践与探讨


来源:中山市城市建设档案馆     发布日期:2014-07-24    作者:莫理生

    摘要:本文分析了城建声像档案信息化的背景和趋势,详述了中山市城建档案馆实施城建声像档案信息化的过程和成效,并对实施城建声像档案信息化需要量力而行和城建声像档案网络化利用等问题进行了论述和探讨。

    关键词:城建 声像档案 信息化

 

    随着经济全面繁荣,我国城市建设突飞猛进,城建档案在城市建设中发挥的作用也越来越大。为跟上城市建设的发展步伐,满足社会需求,城建档案信息化势在必行,为此,建设部办公厅于2004年印发了《全国城建档案信息建设规划与实施纲要》,指导全国城建档案信息化建设。目前,我国很多城建档案馆正在逐步实施城建档案信息化建设并卓有成效。城建声像档案作为城建档案的一部分,它的信息化也是必然的,但是由于它和其它城建档案在载体、形式和特点上有明显的区别,使得它的信息化方式有较大的特殊性。城建声像档案信息化的内容主要包括数字化存贮、信息化管理和网络化利用三方面,下面结合实践进行具体的探讨。

   一、  城建声像档案信息化的背景与趋势

    1.现代数码声像技术的发展

    现代数码声像技术日新月异,千万像素的专业数码单反相机和数码高清硬盘录像机,在一定程度上已可以媲美并取代传统胶片照相机和磁带录像机,像中端数码单反相机“尼康D200”和新推出不久的高清硬盘录像机“索尼 HDR-SR1E”,就足以应付日常一般的城建声像档案拍摄任务。现代声像技术革命所带来的好处显而易见,首先是照片拍摄工作上的便捷,“即拍即见”式的数码照片拍摄,省去了对拍摄效果的担心;直接输入电脑观看利用,省去了晒相片的麻烦;对数码照片的直接后期软件处理,省去了扫描步骤;而且大大缩短了学习拍摄技术的时间。其次是录像拍摄工作上的便捷,数码录像机体积细小便携,而且拍摄质量有保证;数码录像采集转录方便,省去昂贵的采集转录器材和复杂的操作;数码录像便于进行非线性编辑,省时省力;高清数码录像可以采集出清晰的照片,摄录一体,功能强大。总而言之,现代声像技术的发展为城建声像档案的数字化、信息化铺开了一条广阔道路。

    2.传统城建声像档案管理方法跟不上时代发展

    照片和录像的直观真实、生动形象的特点,使得城建声像档案在记录城市历史记忆和发展轨迹、宣传现代城市建设成就和名城风采等方面发挥着重要的作用。然而,传统的城建声像档案管理方法无法适应城市建设飞速发展的需要,比如要查找关于某时某地某方面的照片档案,只能先翻查厚厚的纸质照片目录,再从库房中找到相应的纸质照片,如果需要利用还得找到底片并晒出来,真可谓费时费力。如果实行信息化管理就不同了,只需要在软件中输入查找的条件,你所需要的照片立刻就呈现在眼前。记得以前我参观某市城建档案馆时,看到该馆的声像工作人员把那些平时经常利用的照片分门别类地缩小打印在一个图片册上,方便于检索,当时觉得该方法很高明,但现在与信息化管理相比已显落后了。

    3.实现城建声像档案信息化的软硬件条件已相当成熟

首先是数字化存贮硬件,智能光盘柜和磁盘阵列实现了海量数字存贮和数据高速传输功能。声像档案中的数字录像文件是比较大的,4.7G的光盘也只能存贮20分钟左右的AVI录像文件,面对与日俱增的录像数据,要实现数字化存贮就需要大容量的存贮硬件,智能光盘柜和磁盘阵列就可以解决这一问题。它们都具有可扩展性,可以通过不断的添加光盘和硬盘来增加其容量;光盘稳定性和磁盘RAID技术又使声像数据的存贮安全有保障;数据高速传输功能更是实现了声像数据的快速检索和网络利用。其次是城建声像档案信息化管理软件,一种是城建档案管理软件中包含了声像档案管理的功能;另一种是专门的城建声像档案管理软件。其中,既有城建档案馆自己开发的软件,也有专业软件公司开发的软件,其功能都越来越完善。

   二、  中山市城建声像档案信息化的实践

    1.实施中山市城建声像档案信息化的客观原因

    首先是声像档案数据的备份问题。我馆自2003年购买了数码单反相机以来,就基本不用传统相机了,平时拍摄的数码照片都是刻录到光盘后归档入库,没有其它备份。另外,采用“索尼 DSR-PD190P”数码摄像机所拍摄的录像,都是用1394卡采集成AVI数字录像文件后刻录归档,也没有备份。这是比较危险的事情,因为一旦归档光盘有损坏而无法读盘,声像数据就不可挽回了。其次是对声像档案的检索十分不便。因为连声像档案的纸质目录都没有,就更别谈软件管理了,所以平时查找全凭声像工作人员的记忆到库房逐一翻查,这样不但工作效率低,而且往往查找不准不全。再次是难于对各项城建拍摄项目进行统计,使得很多需要跟进拍摄的项目得不到及时的完成,增加了全面开展声像工作的难度。为了改变这种落后的局面,我馆于2006年下半年正式开始了城建声像档案信息化的实施方案。

    2.中山市城建声像档案信息化实施内容和过程

    (1)软硬件的建设

    2006年,我馆向深圳市一家软件公司购买了一套城建声像档案管理软件,根据本馆声像档案管理的实际需求,我们对该软件进行了反复的试用,软件公司针对反馈的意见对它进行多次修改,直至符合使用要求。同时,本馆又采购了服务器、磁盘阵列、高速扫描仪、声像采集卡和高配置的计算机等一系列硬件设备,还进一步组建并完善了本馆的局域网建设,为信息化工作的顺利进行做好了充分的准备。

    (2)城建声像档案数字化

    数字化工作主要是把馆藏的传统声像档案,包括胶质底片、纸质照片和磁带录像等,转化成数字文件。首先通过扫描仪把胶质底片和纸质照片扫描成数字图像,针对本馆5000余张纸质照片和有限的人力,我们对这一工作制定了范围和标准,对需要扫描录入的照片进行精选,扫描的数字图像格式为JPEG,扫描的分辨率为600万像素,这样既提高了扫描的效率,又能达到实用的要求。其次通过监视器、传统录像播放机、采集卡和计算机,把磁带录像转化成数字录像。将大部分磁带录像转录成音像质量最好的AVI文件;对一些时间较长但保存价值不高的磁带录像,则转录成音像质量较好的MPEG文件。

    (3)对城建声像档案进行重新鉴定、分类和优化组卷,录入声像档案管理软件,通过局域网上传到磁盘阵列存贮

    声像档案数字化后都被刻录到归档光盘中,我们对所有的归档光盘进行了统一的编号,给每一个年度的归档光盘一个流水编号,比如2006年的归档光盘,按档案日期先后从“2006-001”开始编制。归档光盘有了编号,才能进行下一步工作。

    重新鉴定、分类和优化组卷是声像档案信息化中十分重要的一个环节,是实现声像档案科学化规范化管理的关键。对于所有声像档案,我们不是全盘录入,而是通过重新鉴定,把每一个项目中最有代表性、最有利用价值和保存价值的数字照片和录像输入到软件中,比如编号为“2006-009”的光盘的内容是“建设中的中山市博览中心”,其中含有照片23张、录像17分钟,在进行录入时,我们只是从高处俯拍、整体概况和施工现场三方面的角度精选了6张典型的照片;同时由于录像不够精简,我们又把它重新剪辑成8分钟。录入时对声像档案的内容分类,我们严格按照建设部办公厅颁布的《城建档案分类大纲》进行。优化组卷则是一项比较庞杂的工作,不但要对几十年中在时间上有纵向同一联系的声像档案进行组卷;而且要对庞大分散的在内容上有横向同一联系的声像档案进行组卷。比如“中山市文化艺术中心建设工程”,从2001年的方案评审到2006年的工程竣工,其中文化艺术中心的方案评审会、原地貌、开工典礼、施工初期、施工中期、封顶仪式和竣工,这一系列的不同时期的声像档案不但在时间上有纵向发展联系,而且在内容上有围绕同一工程项目的横向联系。只有进行了优化组卷,声像档案的软件管理才更加科学有序。

    做好了重新鉴定、分类和优化组卷等基础性工作,城建声像档案管理软件的录入工作就可以有条不紊地进行了。该软件是网络版,可以同时在几台不同的计算机上进行录入。录入分两个步骤,先进行声像档案项目级、案卷级、文件级着录,着录内容包括题名、类别、拍摄时间、拍摄者、光盘号等信息;然后在软件的“上传文件”区把光盘中的数字照片和录像复制到磁盘阵列中,这样软件就把声像档案的着录信息和实体内容结合管理起来了。通过软件检索,你可以方便地找到相关的声像档案,如果要利用,可以直接从磁盘阵列中复制出来,不再需要到库房中寻找实体声像档案或光盘了。

    从2006年底到2007年5月,在大约半年多的时间里,我们基本完成了本馆全部声像档案的信息录入工作,声像档案共组卷635卷,其中照片3100多张,录像3200多分钟。至此,我馆城建声像档案信息化工作也基本按照计划顺利完成。

    3.这次城建声像档案信息化的重要意义

    (1)对传统胶质底片、纸质照片和磁带录像进行了数字化,实现了数字化存贮,既方便以后的利用,又起到备份的作用。

    (2)实现声像档案信息的快速检索和利用,提高了声像档案工作效率。

    (3)通过磁盘阵列对大部分重要的数字声像档案存贮备份,保证了声像档案数据的安全。

    (4)通过对声像档案进行重新鉴定、分类和优化组卷,促进了声像档案管理的规范化和科学化。

    (5)便于对各类城建声像档案项目的统计和拍摄进度的掌握,有利于及时跟踪拍摄,从而保证声像档案的连贯性和完整性。

   三、  对城建声像档案信息化中一些问题的探讨

    1.实施城建声像档案信息化需要量力而行

    首先,软硬件方面的投入要从城建档案馆自身经济能力出发。尽量选择专业软件开发公司的声像档案管理软件,一是技术成熟,功能完善;二是相对于重新开发或二次开发的软件,其价格便宜。另外将传统录像带转录成数字录像的硬件设备,有几十万元一套的专业声像编辑系统,也有几千元一套的声像采集编辑卡,虽然制作的效果有差别,但应该根据实际需要而选择。服务器和磁盘阵列属于比较昂贵的设备,也有高中低端可选择。

    其次,城建声像档案信息化可以逐步实施,特别对于一些中小城市的城建档案馆,可以先实施照片档案信息化,毕竟平时对照片档案的利用是最多的,而录像的利用率较低。实施照片档案信息化的成本可以比较低,因为像一张600万像素的JPEG照片文件,其大小一般都是3MB左右,按照我馆3000多张这样的照片,也不过9GB,用一个300GB的普通硬盘已足以存贮管理,所以完全可以用一台高配置的计算机代替服务器和磁盘阵列,从而节约了大量的成本。

    2.城建声像档案信息化不能忽视对实体声像档案的保管

    在对传统的胶质底片、纸质照片和磁带录像进行数字化处理和存贮后,往往会忽视对传统声像档案的认真保管,认为有了光盘和磁盘的备份存贮就万无一失了,其实这是非常错误和危险的做法。传统实体声像档案是最原始的档案,是最具真实性和凭证力的;而经过数字化处理的数字声像档案则是二次档案,数字声像档案很容易被修改,所以它不具备传统实体声像档案的原始真实性。另外,光盘和磁盘这种物理载体一旦遭到损坏就难以恢复数据;而且光盘和磁盘这种产品不断更新换代,如果在备份中处理不当,也容易造成数据的永久丢失,因此对传统声像档案的保管是不容忽视的。

    3.城建声像档案网络化利用

    城建声像档案网络化利用主要包括城建声像档案在局域网和互联网上的利用。在局域网上的利用比较简单,只要使用的城建声像档案管理软件是网络版的,就可以在每一台安装了客户端的局域网内计算机上进行声像档案的查阅利用,而且可以通过权限设置使某类人群只能查看,不能随意修改和复制利用。要做好城建声像档案在互联网上的利用,就不是一件容易的事情,这也正是目前我馆城建声像档案信息化中需要进一步完善的工作。我认为实现城建声像档案的互联网利用是开发城建声像档案信息资源的一条重要途径。

    现代社会里,数字信息技术日新月异,声像产物铺天盖地,人们越来越偏爱并习惯于从电视、电影、互联网、以及其它多媒体的声像中获取认知和娱乐。可以说,二十一世纪的社会已开始步入了所谓的“读图时代”或“影像时代”。城建声像档案中蕴含着丰富的声像信息资源,借助互联网优势,它的开发利用必定是应运而生、让社会大众乐意接受的。城建声像档案的互联网利用应该将城建档案馆在互联网上的网站主页作为展示平台,把反映城市名胜古迹、历史文化、人居环境、现代风貌和建设成就等方面的精美照片和录像放到网页上,把馆主页打造成一个让人们了解认识一个城市的窗口,就犹如一个互联网上的城市展览馆。要做好这个网上展览馆,首先要做好城建声像档案的编研和组织工作,包括网页声像内容安排、展示主题研究、照片的分类挑选、专题录像短片的素材组织、文字解说等,这是网上展览馆内容是否丰富的关键。其次是综合利用Photoshop、Premiere、Flash、Dreamweaver和ASP等软件工具和技术,把照片、视频连同整个主页制作得精美生动,令人赏心悦目,这是决定网上展览馆访问量和影响力的关键。目前像广州市城建档案馆和上海市城建档案馆的互联网主页,虽然还没有达到网上展览馆的程度,但是城建声像档案在其主页上已得到一定程度的展现。

    4.通过城建声像档案信息化,推动城建声像档案工作新发展

    城建声像档案实现信息化管理后,利用软件的快捷查阅和统计功能,可以方便地掌握整个城建声像档案工作的情况。通过总结分析,针对一些不足之处,比如某些声像档案拍摄时的天气和角度不理想、某项建设工程的拍摄进度没有及时跟进、某方面专题声像档案拍摄不足不到位等情况,加以弥补和改进。通过综合研究分析,针对声像档案目前的整体馆藏结构情况,研究如何更新和丰富声像信息资源,制定新的拍摄专题和计划,不断创新工作。

    信息化本身就是城建声像档案工作的一个新发展,但我们不能仅仅局限于为信息化而信息化,而是要充分利用信息化提升整个城建声像档案工作的水平,开拓新局面,这才是信息化的真正意义所在。

 

 

 

参考文献:

1、黄丽:《城建档案馆信息化建设》,《城建档案》2007年1期

2、钟诗蓉:《构建信息技术下的城建声像档案工作》,《城建档案》2006年11期

3、谢志强、孔飞:《加强声像档案管理的对策及建议》,《兰台世界》2006年10期

4、郑向阳:《论城建档案信息化工作的主要内容和集成模式》,《档案学通讯》2005年1期